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  • Digitalización y extracción de datos de facturas | Automatización de la Facturación | Integración con sistemas ERP o programas de contabilidad

    Gestión de facturas de proveedores

    Z-PAY ACCOUNTS es un servicio con el que podrá mecanizar la práctica totalidad del flujo de facturación de cuentas a pagar, desde la recepción y clasificación de las facturas, pasando por su digitalización y extracción de la información, hasta su conversión en ficheros capaces de integrarse con cualquier sistema de gestión. Todo ello, siguiendo un workflow diseñado para permitir la automatización de los procesos de comprobación y aprobación de la factura.
    Z-PayAccounts incluye también la gestión y la resolución de incidencias, determinadas en el workflow, poniendo a disposición del cliente personal propio del call center de ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO.

    Los beneficios de este servicio son visibles desde el momento en que se implanta en la empresa:

    • Información disponible al instante, y al alcance de las personas indicadas.
    • Toma de decisiones más rápida y basada en datos de mayor calidad.
    • Procesamiento más ágil de la información (consultas, recuperación de datos) y acortamiento de plazos de pago
    • Minimización de errores de información.
    • Elevar la disponibilidad de la información:

    El proceso de digitalización y extracción de datos de facturas incluye:

    • Digitalización certificada (out plant) o importación (in plant) de facturas de proveedor.
    • Extracción automatizada de la información de las facturas (fechas, CIF bases, IVA, totales, etc.)
    • Aplicación de reglas para garantizar los datos.
    • Exportación de la información para la contabilización automática de los datos.
    • Exportación de la información para la introducción de metadatos en el software de Digitalización Certificada.
    • Integración con sistemas ERP o programas de contabilidad del cliente.
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  • Gestion de Llamadas & Call Center | Custodia Documental | Digitalización de Documentos | Impresión Centralizada & Mailing

    ZK Turismo

    ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO TURISMO presta servicios a empresas de la industria turística en dos áreas: Gestión Documental y Call Center, ambas enfocadas a las necesidades de hoteles, restaurantes, centros de ocio, agencias de viajes, etc.

    Servicios de gestión documental ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO TURISMO:

    Con la implantación de un sistema eficiente de gestión de contenido empresarial,  se optimiza el tiempo y se rentabilizan los recursos en la empresa, propiciándose una mejora en la cuenta de resultados.

    Ventajas:

    • Centralizar la información de las distintas unidades y centros de negocio, y de distintos países.
    • Acceder a ella de forma instantánea (todo a un solo click: contratos con agencias, facturas de hoteles y/o clientes finales, facturas de proveedores, albaranes de entrega, documentación de personal, etc.
    • Compartir información de forma segura con cualquier persona interna o externa a la organización, estableciendo privilegios y accesos de forma selectiva.
    • Optimizar los tiempos de respuesta en la consulta y grabación de los nuevos documentos a incorporar en las bases de datos, reduciendo costes de forma significativa y agilizándose trámites administrativos.
    • Liberar recursos humanos administrativos que antes invertían su tiempo en la gestión de estas tareas.
    • Reducir los errores y las incidencias, como resultado de la mecanización de muchos procesos que conllevan la manipulación de la información.
    • Capturar información en movilidad (albaranes de entrega, inspecciones, encuestas, etc.)

    Tareas:

    • Tratamiento de contratos y control de sla´s  proveedores.
    • Digitalización de contratos y mantenimiento de la base de datos.
    • Informes de seguimiento sla´s.
    • Digitalización certificada de todo tipo de documentos.
    • Gestión de facturas de proveedores: en la actualidad, procesamos 2,5 millones de facturas en papel cada año, procedentes de España, Portugal, Alemania, Gran Bretaña, Francia, Andorra, Grecia, República Dominicana, EE.UU. y México.
      - Extracción de los datos de factura.
      - Asociación de bonos a las agencias.
      - Integración en los sistemas de gestión del cliente.
    • Custodia documental:
      - Gestión de archivos históricos.
      - Mantenimiento de archivos.
      - Consulta de documentos.
    • Impresión centralizada de dato variable.
    • Emisión, ensobrado inteligente y envío de:
      - Correspondencia comercial para hoteles, restaurantes, centros de ocio, agencias de viajes, transportistas, etc.
      - Mailing.
      - Programas de fidelización.


    Externalización del Call Center para hoteles y otras empresas turísticas:

    Desde nuestro Call Center, realizamos su atención telefónica de acuerdo a sus necesidades, sin costes ocultos por absentismo o por cargas puntuales de trabajo, todo ello desde España y multilingüe.

    Tareas:

    • Gestión encuestas de satisfacción.
    • Gestión de reservas.
    • Servicio de gestión de centralita telefónica.
    • Información corporativa.
    • Agendas.
    • Secretaria virtual.

     

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  • Digitalizacion de Archivos y Documentos Mallorca

    Digitalización

    La digitalización de alta producción de ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO facilita el paso a una organización sin papel y contribuye a optimizar los archivos y descongestionar espacio físico.

     

    Ventajas:

    • Alta disponibilidad de la documentación: agilidad en consultas y recuperación.
    • Integración con ERP o programas de contabilidad.
    • Implantación de sistemas de flujo documental (work flow).
    • Digitalización de todo tipo de documentos y en todo tipo de formatos de salida (pdf, tif, jpg, etc.)

    El proceso de digitalización incluye:

    • Manipulación de originales (in plan / out plan).
    • Escaneado de documentos.
    • Tratamiento de imágenes.
    • Indexación mecanizada.
    • Reconocimiento de caracteres (OCR, ICR).
    • Generación de BB.DD. relacionales, según los requerimientos básicos del cliente.
    • Integración en los sistemas de gestión del cliente.

     

    Digitalización certificada (EdocScancert)

    ZERTIFIKA Factoría del Documento ofrece además un sistema de digitalización certificada, con el uso de un software propio, EdocScancert, homologado por la Agencia Tributaria Española.

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  • Gestión documental para Hospitales | Digitalización, Organización y Accesibilidad de Datos para Hospitales

    ZK Sanidad

    ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO SANIDAD soluciona el principal problema de la gestión de la información en los centros hospitalarios: archivos crecientes y costosos, y múltiples flujos documentales no integrados.

    ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO le propone integrar toda la información de su organización sanitaria y ordenar sus flujos documentales (procedentes de Recursos Humanos, almacén, farmacia, consultas externas, inspecciones, restauración, etc.), con el objetivo de optimizar su tiempo y recursos, y disponer de la información -relevante y actualizada- rápidamente.

    Historias clínicas

    Un área clara de mejora, en la que ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO ayuda a las organizaciones hospitalarias, es la gestión de historias clínicas. Con este servicio, las historias están en las mejores condiciones de conservación y obtendrá numerosas ventajas en el manejo diario de los expedientes:

    • Seguridad y confidencialidad: sistema controlado de acceso a usuarios autorizados.
    • Trazabilidad: control de la situación del expediente desde el momento de su petición.
    • Productividad y accesibilidad: acceso inmediato a los expedientes, concurrente  y permanentemente actualizado.

    El proceso de digitalización y archivo incluye:

    • Digitalización y captura de la historia clínica.
    • Sistema de clasificación automático: se ordena la historia, señalando aquellos documentos más importantes, lo que permite el acceso de los profesionales a los datos más relevantes de la historia.
    • Certificado digital: firma del expediente para garantizar que no se manipula el documento capturado.
    • Archivo digital de los expedientes: encriptación y acceso mediante clave.
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  • Capturas de Datos | Reconocimiento de Datos de Formulario y Encuestas

    Captura de datos

    “ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO Captura” reconoce los datos manuscritos del formulario en papel (encuestas, plantillas de laboratorio, control de stock, actas de inspección, etc.) y los convierte en campos de texto editables.

    Bolígrafos digitales

    El sistema opera mediante bolígrafos digitales, que identifican su escritura y la integran con su software en tiempo real, pudiendo incluir imágenes o localización GPS en el envío.

    Nosotros nos encargamos de corregir y validar la información de cada campo, y generamos el fichero de intercambio mediante el cual se alimenta la aplicación de gestión.

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  • Digitalización de Documentación|  Certificado Digital | Archivación Electrónica

    ZK Justicia

    Con ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO JUSTICIA -nuestro servicio de referenciación, custodia y conservación de expedientes de órganos judiciales- contribuimos a una administración sin papeles. La implantación de esta solución garantiza una gestión óptima de los expedientes físicos, así como la digitalización de documentos mediante un sistema certificado.

    Ventajas:

    • Seguridad y confidencialidad, mediante la certificación de los documentos y un sistema controlado de acceso.
    • Disponibilidad e inmediata accesibilidad a los documentos: mejora el tiempo de consulta y respuesta, incidiendo en una mayor productividad.
    • Trazabilidad de los documentos y actualización constante.
    • Traslado electrónico de expedientes.
    • Único repositorio general de expedientes, para la optimización de recursos.

    El proceso de archivo electrónico en la administración de justicia incluye:

    • Digitalización progresiva, a medida que se solicitan para su gestión o su custodia.
    • Certificado digital: el expediente queda firmado para evitar una eventual modificación.
    • Encriptación mediante clave pública/privada.
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  • Impresión Alta Calidad Mallorca | Servicio de Plegadoras y Ensobradoras

    Impresión de dato variable

    Si necesita una impresión personalizada de sus documentos (correspondencia comercial, facturas, programas de fidelización, información tributaria, recibos, etc.), ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO le ofrece un servicio ágil, de máxima calidad y que redundará en una importante reducción de costes.

    En ZERTIFIKA Factoría del Documento somos especialistas y contamos con las mejores máquinas impresoras, plegadoras y ensobradoras de Mallorca, para realizar con garantías todo el proceso de impresión de dato variable, de todo tipo de documentos.

    El proceso de creación y emisión de documentos incluye:

    • Tratamiento de ficheros.
    • Análisis y diseño del documento.
    • Impresión de alta calidad.
    • Aprovisionamiento y gestión de stock.
    • Manipulado y acabado del documento.

    Impresión de Dato Variable

    Esta forma de impresión es llamada “Impresión de Dato Variable“ y es una forma de impresión digital, hecha bajo demanda y que, gracias a una tecnología de impresión digital avanzada, permite -en la misma impresión- personalizar distintos elementos de los documentos a imprimir.

    Zertifika Factoría del Documento es la empresa líder en el sector de la impresión personalizada, manipulado y envío de correspondencia en Mallorca y Baleares. Ofrecemos las mejores soluciones para el envío de sus documentos. Desde la impresión al ensobrado y el envío a cualquier punto de España.

    • Impresión de los diferentes elementos que compondrán el documento o correspondencia: carta en papel, factura, tríptico, díptico, etc.
    • Personalización de la correspondencia, direccionando y personalizando los elementos a enviar a partir de su base de datos, en laser, blanco y negro o color.
    • Plegado y ensobrado: plegamos y ensobramos todos los elementos a enviar (facturas, extractos, notificaciones, etc..).
    • Envío de la documentación o correspondencia a los clientes seleccionados.
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  • Digitalización de Documentación Bancaria | Gestión de Facturas |  Tratamientos de Seguros e Impuestos | Impresión Centralizada

    ZK Banca

    ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO BANCA realiza para las entidades financieras aquellas tareas administrativas de bajo valor comercial, para que las oficinas bancarias centren su esfuerzo en los procesos operativos de valor para su negocio.

    ZERTIFIKA Factoría del Documento cuenta con experiencia como

    Centro de Servicios Operativos

    para entidades financieras, en el que se realizan los siguientes servicios:

    • Escaneo masivo de documentación histórica.
    • Digitalización de documentación del cliente.
    • Envío documentación a cliente.
    • Gestión de facturas de proveedores:

      - Digitalización certificada.
      - Extracción de los datos de factura.
      - Integración sistema de gestión del cliente.
    • Tratamiento de Seguros Sociales Truncados.
    • Tratamiento de Seguros Sociales No Truncados.
    • Tratamiento de Impuestos.
    • Sellado de documentación diversa.
    • Archivo y organización de escrituras.
    • Custodia documental de banca:
      - Gestión archivos históricos.
      - Mantenimiento archivos.
      - Consulta documentos.
    • Impresión centralizada de dato variable: emisión, ensobrado inteligente y envío de:
      - Correspondencia comercial.
      - Informes fiscales.
      - Extractos bancarios.
    • Grabación e introducción de datos en los ERP´S.
    • Gestión de llamadas: CALL CENTER para entidades financieras multilingüe:
      - Servicio de atención a clientes.
      - Información corporativa.
      - Agendas.
      - Secretaria virtual.

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  • Custodia de Documentos para Empresas

    Custodia documental

    Optimice su espacio y confíe en ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO para emplazar y gestionar su archivo documental de forma accesible y segura. Contamos con instalaciones equipadas y diseñadas para un acceso inmediato a la información, con estanterías con baldas que permiten manejar archivos vivos con la máxima calidad y seguridad en el servicio.

    Servicio de consultas:

    • Servicio de entrega normal: plazo de entrega máximo de 48 horas.
    • Servicio de entrega urgente: según plazo convenido.
    • Servicio de consulta online de toda la documentación previamente digitalizada.

    Perfectas condiciones de seguridad y conservación:

    • Absoluta confidencialidad de los documentos.
    • Trazabilidad.
    • Control de acceso a las instalaciones.
    • Video vigilancia de interior de locales y archivo.
    • Conexión a la central receptora de alarma.
    • Detectores de presencia y humo conectados a la alarma.
    • Control de humedad.

     

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  • Digitalización e Impresión de Planos | Vectorización | Limpieza de Planos | Georeferencia de Planos

    ZK Arquitectura

    ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO convierte todos los planos en papel en documentos informatizados y puestos a disposición en plataforma web, para su gestión en un sistema interactivo.

    Este proceso incluye:

    • Digitalización e impresión de planos:
      - Digitalización de planos A4, A3, A2, A1 y fuera de formato.
      - Clasificación e indexación de planos.
      - Generación de arborescencias.
    • Vectorización:
      - Vectorización automatizada y manual.
      - Aplicación de OCR para el reconocimiento de textos.
    • Limpieza de planos:
      - Líneas de plegado, manchas y bordes.
    • Georeferenciación de planos:
      - Calibrado de los planos para su posterior georeferenciación.
      - Identificación de los puntos geográficos necesarios para la generación de vectores.
      - Exportació de los datos a diferentes bases de datos.
      - Importación de los puntos en sistemas GIS.
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  • Destrucción Certificada de Documentos Mallorca

    Destrucción

    ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO ofrece un servicio de recogida de contenedores de papel y de destrucción certificada de documentos, siguiendo estrictas medidas de confidencialidad y de respeto al medio ambiente.

    Con el servicio de destrucción de documentos, las organizaciones cumplen con medidas de seguridad de la información, con la Ley de Protección de Datos y, además, optimizan el espacio en sus instalaciones.

    Nuestro servicio de destrucción incluye:

    • Contenedores precintados y numerados, para recoger la documentación que ha de ser tratada con seguridad y confidencialidad.
    • Recogida de los contenedores, o servicio de recogida masiva de sus archivos confidenciales.
    • Transporte del contenedor precintado hasta la planta de trituración.
    • Destrucción mediante trituradora industrial, por corte cruzado, dejando los documentos en fragmentos de 4*3.8mm. Posteriormente se mezcla, se compacta y se entrega a un centro de reciclaje.
    • Certificación de la destrucción de documentación.
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  • Securización de Documentos Emitidos |  Cotejo Electrónico

    ZK Administración

    Con ZERTIFIKA FACTORIA DEL DOCUMENTO Administración Pública, damos servicio a diversas administraciones estatales, autonómicas y  locales, en el tratamiento de la información y la documentación generada por la Administración en su relación con el ciudadano.

    • Digitalizamos la documentación  e indexamos la información (expedientes, facturas, albaranes, solicitudes, etc.)
    • Custodiamos la documentación, en papel  o en electrónico.
    • Realizamos la notificación al ciudadano en diversos procedimientos administrativos (impuestos, recursos y cualquier otra comunicación).
    • Realizamos la impresión de dato variable de todo tipo de documento (impuestos, avisos, recibos, etc.) y se la hacemos llegar al ciudadano.
    • Securización: facilitamos que las organizaciones puedan brindar a sus usuarios la posibilidad de realizar trámites sin necesidad de acudir de forma presencial a las oficinas.

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